حبيت أشارك معاكم كتاب مدير الدقيقة الواحدة للكاتبين كينث بلانشرد وسبنسر جونسون، رغم أن الكتاب ده نزل لأول مرة في يناير 1983 لكن ناس كتير كانت مهتمة بيه لحد دلوقتى.
في وقته، كان الكتاب ده من أوائل الكتب السهلة اللي كانت فكرتها انها تحكى القصة وتركز على العِبر والأفكار، ومن أوائل الكتب اللي سوقت لمبدأ الدقيقة الواحدة.
الادارة .. هي فن الحصول على اقصى نتائج بأقل جهد.
جون مي
الكتاب بيقول ان في 3 أسرار هتساعدك تزود إنتاجيتك وإنتاجية اللى بتديرهم.
الكتاب بيلفت نظر المديرييين أن اللى بيديروهم هما أهم مصادر في أي شركة ، وعشان كدة لازم ناخد من وقتنا شوية صغيرين كل يوم شغل نعمل شغل مدير الدقيقة الواحدة، لكن قبلها مين هو مدير الدقيقة الواحدة؟
مدير الدقيقة الواحدة هو قائد بيحترمه اللى تحته، و3 اسرار هما سبب نجاحه:
إقرأ المزيد: أسباب فشل معظم مشاريع الكافيهات
1. أهداف الدقيقة الواحدة
لازم المدير يعمل اجتماع– بشكل دوري – مع أعضاء فريقه، يناقش الأهداف اللى مفروض يحققوها، ويتفقوا عليها، وبعدين يكتبها بشكل بسيط وواضح جدا للكل، ويراجع الأهداف دى من وقت للتانى عشان يتأكد انها اتحققت.
وتسمية الدقيقة الواحدة مش معناها ان الاجتماعات تكون اقل من 60 ثانية، لكن انها تكون دورية ومتكررة وسريعة، ويكون هدفها تأكد مسؤولية كل عضو في الفريق، وتتأكد أن كل عضو فهم حدود مسؤولياته، وأنه شغال فعلاً عشان ينفذ المطلوب منه.
فهما عملوا دراسات كتير على لمديرين والموظفين ، وطلبوا من المديرين يكتبوا وصف لأهداف اللى بيديروهم، وطلبوا من الموظفين يكتبوا الأهداف المطلوبة منهم، ونادرًا لما بتتشابه كفتين الأهداف!
لما ترى حد كويس فى حاجة بيعملها، لازم أولاً تمدحه وتشجعه فورا، وثانيًا تقوله السبب اللى خلاك تمدحه وترضى عنه ، وازاى أداؤه العالي ده هيساعد الشركة تتطور وتحقق أرباح وتنجح. استنى عليهم شوية عشان يحسوا بالسعادة بسبب المدح ده، وبعدين امشى في طريقك بعد ما تسلم عليهم بايدك.
لما سألوا الموظفين ازاى بيعرفوا انهم شغالين كويس ، كان الرد لما المدير ميزعقش فيهم وهو زعلان، فالهدوء معناه أن كل حاجة ماشية كويس ، وده مش صحيح.
3. تأنيب الدقيقة الواحدة
فى البداية هتتفق أنت واللى بتديرهم أنك لو شوفتهم بيغلطوا في مجال معين، فهتعرفهم فورا على الخطأ ده،
وزى السر التاني، لازم يحصل اللوم على خطوتين: الأولى لما يحصل الخطأ ومن غير أي تأخير، والتانية توضح سبب اللوم بشكل واضح بزيادة شوية، التأنيب ده بيساوي في قوته مديح الدقيقة الواحدة.
تنفيذ اللوم بالطريقة دى هيساعد اللى بيغلط انه يفهم سبب وطبيعة غلطه، ويعمل المهمة المطلوبة منه صح.
التأنيب لازم يقتصر على الخطأ اللى حصل، وميوصلش لان اللى غلطان ده طبيعته كسول ومفيش أمل يتصلح. لازم كمان تعبر عن احساسك الداخلي ناحية الغلط اللى حصل، وازاى أن الغلط ده كان ممكن نتفاديه بشوية التزام.
بعد التأنيب ده، هننتقل لمرحلة تأكيد الثقة في النفس، وافتكر انك ازاى مقدر دور الغلطان ده في الفريق، وتوضح له أهميته فيه، وازاى أن طريقة أداؤه بتأثر على الكل. بعد التأنيب ده، لازم تقف لحد هنا وترجع لطبيعتك.
الطريقة اللى شغال بيها هدف الدقيقة الواحدة
في دراسة لتحليل ازاى بيقضى الموظفين اللى مش منتجين لوقتهم، اكتشفوا أن الموظفين دول اول مايخلصوا شغلهم بيروحوا يمارسوا هواياتهم وطرقهم المفضلة عشان يقضوا وقتهم بحيوية ونشاط.
دول مش فاهمين طبيعة الدور المطلوب منهم، ومحتاجين جدا للتشجيع والتحفيز، واللى ياخد بايدهم عشان يفهموا الطريق الصحيح.
مفيش إنسان فاشل، لكن فى إنسان مش عارف طبيعة الدور المطلوب منه ينفذه.
غالبا اغلب الشركات بتصرف معظم فلوسها على مرتبات الموظفين فيها ، لكن التدريب وتطوير المهارات بيجى في ديل قايمة التكاليف دى.
بعض أصحاب البيزنس شايفين أن تدريب الموظفين هيخليهم أفضل وممكن يسيبوا شغلهم ، لكن – لو ده صح – فازاى هيوظف دول اصحاب المهارات والكفاءات العالية ويحافظوا عليهم؟
اكيد –الحل مش ان يبقى الحال على ما هو عليه، فالموظف ده ممكن يحضر تدريبات بالليل ويرجع في نهاية الموضوع لشركة بتوفر شغل أفضل. الدراسات بتثبت ان التدريب بيخلى الموظف راضي عن نفسه وبعدين الانتاج بيزيد ، الرضا ده لازم تستثمره فى انك تحدد الهدف اللى مطلوب تحققه، وتوجهه بالمديح والتأنيب.
كل شخص بتشوفه هو كسبان محتمل، وممكن يختفى بعضهم ورا قناع الفشل – متخليش القناع ده يخدعك.
الطريقة اللى شغال بيها تشجيع الدقيقة الواحدة
هل انت شوفت ازاى السعادة بتملى قلب الاباء لما يخطى طفلهم أول خطواته؟ هل لاحظت كمية التشجيع اللى بيفرطوا انهم يقدموه لطفلهم؟ وهل لاحظت تأثير التشجيع ده ؟
خد مثال تانى عشان تعلم الأطفال طريقة الكلام، إنك تعيد ليهم الكلمة كذا مرة عشان يعرفوا ينطقوها. رغم كدة، اغلب الموظفين مستنيين المهمة تكتمل اللى بيعملها موظفينهم عشان يشجعوهم ويمدحوهم. تخيل لو اتبعنا الموضوع ده مع الطفل الصغير –هتكون اية النتيجة؟
المدح والتشجيع -في وقت الأداء الكويس- بيخلق علاقة ذهنية بين طريقة الأداء الصح والرضا النفسي الناتج من المدح ده، اللى بيخلى الموظف يدور تلقائيا عن المدح، لأن المدح هو نص الطريق.
الطريقة اللى شغال بيها تأنيب الدقيقة الواحدة
التأنيب لحظة مايحصل الغلط بيساعد الانسان انه يربط بين اللى حصل منه وبين ان اللى هو عمله ده مش صح أو مش مطلوب.
التأنيب بيكون بس على الغلط اللى حصل ومش متعلق بأهمية الفرد في الفريق، وبكده هتساعد الغلطان يقبل التأنيب وتخليه يرجع عن المناقشة فى حاجة مفيش منها فايدة ، وبكدة الغلط ده مش هيكرره وهيعمل اللى مطلوب منه صح وميضيعش قت المدير.
إقرأ المزيد: افضل طريقة تعرف بيها مشروعك التاني
الموظف الجديد بيوصل للشغل ، فبتعرفه على زمايله ، وبعدين تسيه، واول ما يبدأ يعمل اى حاجة تزعقله بسبب غلط عمله ببعض ، فطبعا هيقوم راجع لورا ويقف عن الحركة، فأنت بتتلكك ليه عشان تفرغ مشاكلك النفسية فيه، وما تخدعش نفسك وتتوهم أنك بتعمل منه موظف ناجح، لكن انت كدة بتعمل منه موظف سلبى معندوش ابداع .
من تجارب فى الواقع، عشان يكون التأنيب ليه فايدة ملموسة، لازم يسبقه التشجيع، ولازم يكون التأنيب على حاجة شوفتها بنفسك وفهمتها صح، ومش على اساس القيل والقال.
اقطع دقيقة في اليوم عشان:
- تراجع أهدافك.
- تقيم أدائك.
- تقرر هل أدائك بيتساوى مع أهدافك.
شعار مدير الدقيقة الواحدة: أفضل دقيقة بقضيها هي اللي بستثمرها في الناس.
